[대화의기술] 이메일, 연애편지를 벤치마캉하라!

비즈니스 이메일과 연애편지의 공통점은 무엇보다 목적의 분명함에 있다.

목적이란 상대를 내 사람으로 만드는 것. 이를 위해 온갖 비급이 총동원된다는 점도 닮았다.

즉, 연애편지 쓰듯 비즈니스 이메일을 쓰면 성공 확률이 매우 높아진다는 결론에 도달한다.

그렇다면 연애편지에서 벤치마킹 할 요소들로는 어떤 게 있을까?.

사소한 실수로 연인을 화나게 했을 때, 연애편지로 연인의 마음을 달래는 방법은 구구한 변명이 아니라 진심을 담은 사과일 것이다. 비즈니스 이메일도 다르지 않다.

당신의 메시지와 관련 없는 통계 정보나 인터넷에서 흔히 볼 수 있는 자료는 첨부하지 않는 게 낫다.

대신 왜, 무엇 때문에 메일을 보냈고, 비즈니스가 성립되었을 경우 상대방이 얻게 될 이익은 무엇인지에 대해 정확하되, 과장되지 않게 전달한다.

더불어 수많은 메일들 사이에서 눈에 띄게 하려면 대부분의 스팸 메일들이 제목으로 붙이는 ‘안녕하세요?’ ‘hi!’ 등의 용어는 가급적 피하는 게 좋다. 대신 수신자가 제목만 보더라도 누가, 왜 보냈는지 알 수 있도록 핵심단어를 제목으로 쓰는 것이 바람직하다.

연애편지는 글로 마음을 표현한 것. 때문에 글이 마음을 대신할 수 있어야 한다.

상대는 이해하지 못하는 외국어나 은어, 신세대 용어들은 진심마저 가벼워 보이게 할 뿐만 아니라 상대에게 이해 불능의 편지로 전락하고 만다.

이는 비즈니스 이메일을 작성할 때도 주지해야 할 사항. 유머 사용에 있어서도 신중해야 한다.이메일은 온라인을 통한 의사소통이라 친필편지에 비해 인간적인 면이 부족하게 마련이다.

따라서 수신자와 친밀한 사이가 아니라면 해석이 불분명한 내용은 아예 빼는 게 좋다. 약어, 속어, 이모티콘 또한 가벼운 느낌을 줄 수 있으므로 가급적 자제하는 것이 깔끔한 이미지를 심어준다는 것을 잊지 말자.

펜팔편지가 연애편지로 발전한 경우, 어느 시점엔가 편지 속에 사진을 동봉해야 할지 고민에 빠지게 된다. 만일 사진을 보낸 후 연애편지가 뜸해지거나 아예 소식이 끊겼다면, 원인은 다름아닌 사진에 있을 터. 비즈니스 이메일에서도 그래픽 이미지 남발은 주의해야 한다.

핵심적인 내용을 뒷받침 하는 비주얼이 아니라면 산만한 느낌만 풍기기 때문. 물론 메시지를 부각시키기 위한 이미지는 적극 사용하는 것이 좋다.

새벽녘, 온갖 감성을 동원해 쓴 연애편지를 아침이 되어 다시 읽어본 후 폐기처분 한 기억이 있는가?.

공들여 보낸 편지에 연인이 감동받듯 비즈니스 이메일도 보고 또 보고 동료들의 조언까지 반영한 다음에 보내야 후회가 없다. 얕은 지식이 노출되어 있지는 않은지, 혹여 문체에서 실례를 범하지는 않았는지 등 중요한 임무를 띤 비즈니스 이메일인 만큼 재차 점검하는 꼼꼼함이 필요하다.

치열하기 쉬운 회의 장면에서도 배려는 반드시 챙겨야 한다.

부정적 어투로 ‘좋지 않다’ ‘고쳐라’라고 말하기가 수긍하고 배려하는 것보다 훨씬 더 손쉽기 때문이다. 물론 회의는 잡담이 오가는 공간이 아니다. 흐리멍텅 얼렁뚱땅 의견을 처리해서도 안 된다. 사적인 듯 펼쳐지는 토크쇼와는 전혀 다른 대화임에 분명하다. 하지만 창의적인 사고를 기본전제로 한 모임이고 이 또한 말을 넘어선 이야기로 구성됨을 상기하자. 어떤 의견도 불필요하지 않다. 때문에 회의에서 개인적인 호불호를 드러내는 ‘절대’ ‘너무’라는 단어를 쓰는 것은 피해야 한다. 모두 의견을 모아보자는 자리에서 ‘절대’란 단어는 가능성의 싹을 잘라버린다.

소개팅으로 처음 만난 그녀에게 다짜고짜 연애편지부터 전달하는 건 역효과를 내기 십상이다.연애편지도 결국은 타이밍인 까닭이다.

하물며 비즈니스 이메일은 오죽 할까. 비즈니스 이메일을 보낼 때는 상대가 월요일 오전에 받아보는 일이 없도록 해야 한다. 비즈니스맨들에게 월요일 오전은 눈코 뜰새 없이 바쁜 때이기 때문. 자칫했다간 주말 동안 편지함을 채운 스팸 메일들 틈에서 소리소문 없이 사라져버릴 지도 모를 일이다.

[펌글]http://withing.inglife.co.kr/biz/salaryman.jsp?idx=25&page=2&p_part=0&p_item=